Ai sensi dell'art. 6 cpv. 3 del Regolamento OAD, gli affiliati sono tenuti a comunicare, senza indugio, e a sottoporre per approvazione all’AOOS qualsiasi cambiamento dei fatti e delle informazioni (anche di natura personale o strutturale), elementi notificati al momento della conclusione del contratto di affiliazione.
In caso di cambiamento delle persone responsabili (membri della direzione e del consiglio d'amministrazione, responsabili dell’applicazione e del rispetto della LRD e delle norme di comportamento e loro sostituti, persona di contatto), i relativi documenti devono essere presentati all'ufficio AOOS competente per posta (oppure per e-mail, a condizione che i documenti abbiano una firma elettronica qualificata) entro e non oltre 30 giorni:
Copia semplice, munita della data e firma del titolare, del passaporto o della carta d'identità
Curriculum vitae datato e firmato (compresi copie dei diplomi e dei certificati di lavoro)
Estratto del casellario giudiziale centrale in originale (risalente a non oltre 6 mesi prima; per le persone residenti all'estero un documento equivalente)
Dichiarazione relativa a procedure penali ed amministrative correnti (il modulo può essere scaricato qui )
I seguenti cambiamenti devono essere in particolare notificati immediatamente: nome della società, sede, recapito, aumento o riduzione del capitale, modifica dello scopo, modifica degli statuti, iscrizione o cancellazione di membri della direzione e del consiglio d’amministrazione, modifiche dei diritti di firma, rinuncia ad una revisione limitata, ecc.
I seguenti cambiamenti in particolare devono essere segnalati immediatamente: cambiamento significativo nella politica aziendale, introduzione di un nuovo modello aziendale, cambiamento delle partecipazioni qualificate, apertura di una succursale, adeguamenti significativi dei regolamenti interni dell’azienda o delle descrizioni delle funzioni, ecc.
Ai sensi dell'art. 6 cpv. 4 del Regolamento OAD, gli affiliati sono tenuti ad informare immediatamente l'OAD circa l’avvio di procedure penali e amministrative, legate all’attività aziendale, risp. professionale, nei confronti dell’affiliato stesso o delle persone alle quali è affidata l’amministrazione o la gestione o le persone con partecipazioni qualificate. Gli affiliati si devono organizzare in modo tale da essere tempestivamente informati circa procedure penali o amministrative avviate nei confronti delle persone alle quali è affidata l’amministrazione o la gestione, al fine di poter adempiere al loro obbligo di notifica.
Il modulo AOOS OAD procedure penali può essere scaricato
qui
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L’AOOS non organizza corsi di formazione. Riconosce però le proposte di formazione degli istituti di formazione che propongono un’offerta formativa strutturata sotto il profilo metodologico e didattico.
Gli affiliati all'OAD dell'AOOS devono garantire che i dipendenti che svolgono attività soggette alla LRD ricevano una formazione e una formazione continua in materia di prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo. L'AOOS ritiene che i requisiti siano soddisfatti se il responsabile della compliance o il suo sostituto partecipa a un seminario di formazione di mezza giornata all’anno e se lui o il sostituto trasmette internamente le conoscenze acquisite.
L'art. 27 dell'ORD-FINMA obbliga l'istituto finanziario a formare regolarmente tutti i dipendenti interessati sugli aspetti per loro rilevanti della lotta contro il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo.