Selon l’art. 6 al. 3 du Règlement de l’OAR, les affiliés doivent communiquer sans délai et de manière complète à l’OAR les modifications des faits et des informations (également de nature personnelle ou structurelle), sur lesquels se basait la conclusion du contrat d’affiliation et les faire approuver par l’OAR.
En cas de changement de personnes responsables (membres de la direction et du conseil d'administration, responsable de la lutte contre le blanchiment d'argent et de son suppléant, personne de contact), les documents y relatifs doivent être remis au bureau régional d’AOOS compétent par courrier (ou par courriel à condition que les documents ont une signature électronique qualifiée) au plus tard dans un délai de 30 jours :
Une copie simple du passeport ou carte d’identité signée et datée par son titulaire
Un curriculum vitae signé et daté (y compris copies des diplômes et certificats de travail)
Un extrait original du casier judiciaire (daté de moins de six mois ; pour les personnes domiciliées à l’étranger un document équivalent)
Une déclaration originale personnelle relative à l’absence de procédures pénales et/ou administratives (le formulaire peut être téléchargé ici )
Les modifications suivantes doivent en particulier être signalées sans délai : raison sociale, siège, adresse, augmentation ou diminution du capital-actions, modification du but, modification des Statuts, inscription ou radiation des membres exécutifs, modification des pouvoirs de signature, renonciation à un contrôle restreint, etc.
Les modifications suivantes doivent en particulier être signalées sans délai : changement significatif dans la politique commerciale, introduction d'un nouveau modèle d'affaires, modification des participations qualifiées, ouverture d'une succursale, modifications importantes des règlements internes ou des descriptions de postes, etc.
Selon l’art. 6 al. 4 du Règlement de l’OAR, les affiliés doivent en particulier communiquer sans délai à l’OAR toute ouverture de procédure pénale ou administrative relative à leur activité professionnelle ou commerciale, contre les affiliés eux-mêmes ou contre une personne en charge de leur administration ou de leur direction ou contre un détenteur de participation qualifiée. Les affiliés doivent s’organiser de manière à être informés en temps utile de toute procédure pénale ou administrative dirigée contre les personnes en charge de l’administration ou de la direction, afin de pouvoir respecter leur obligation de communiquer.
Le formulaire « Procédures pénales AOOS OAR » peut être téléchargé
ici
AOOS n'organise pas de cours de formation. Il reconnaît toutefois les formations dispensées par les instituts de formation proposant des formations structurées sur le plan méthodologique et didactique.
Les affiliés d’AOOS doivent veiller à ce que les employés exerçant des activités soumises à la LBA reçoivent une formation et une formation continue en matière de lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme. AOOS considère que les exigences sont remplies si le responsable Compliance ou son remplaçant participe à un séminaire de formation d'une demi-journée par an et si le responsable ou son remplaçant, transmet les connaissances acquises à l'interne.
L'art. 27 OBA-FINMA oblige l'intermédiaire financier à former régulièrement tous les employés concernés sur les aspects pertinents qui les concernent en lien avec la lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme.